Reorganisatie dienst schoonmaak gemeente en OCMW Sint-Katelijne-Waver door Geert Drooghmans, Partner bij MONDEA

Het bestuur wenste al enige jaren een doorlichting van de schoonmaakdienst. Deze dienst telt onder leiding van de verantwoordelijke schoonmaak een 15-tal VTE, goed voor een kleine 30 personeelsleden. De dienst poetst op heel wat locaties, maar de kern van de activiteiten speelt zich af in onze drie grote gemeentescholen. Intern kregen we deze doorlichting niet gebolwerkt. We hadden hiervoor door omstandigheden tijdelijk onvoldoende personeel in huis, maar ook onvoldoende deskundigheid.

Daarom besloten we via Poolstok een beroep te doen op de expertise van MONDEA. MONDEA was ons via eerdere samenwerkingen reeds gekend als een professionele organisatie die het reilen en zeilen van een gemeente goed kent en waar men waar krijgt voor zijn geld.

Geert Drooghmans werd door MONDEA aangeduid als onze projectleider. We kenden Geert nog niet, maar al gauw bleek dat Geert hiervoor de geknipte persoon was. Geert heeft jarenlange ervaring als diensthoofd van de technische dienst van de gemeente Oud-Turnhout. In die hoedanigheid was hij ook lid van het managementteam, dus hij kent het functioneren van gemeenten door en door. Geert kan dankzij deze ervaring zowel communiceren met het managementteam als met de beleidsverantwoordelijken, maar ook met de personeelsleden op de werkvloer.

De aanpak van MONDEA was concreet en resultaatsgericht zonder al te veel grote theorieën, maar met de nodige kennis van het werkveld. Het tempo van de doorlichting werd afgestemd op de wensen en mogelijkheden van onze organisatie.

Het resultaat van de doorlichting mag er zijn. De kost van de doorlichting door MONDEA werd op een half jaar ruim terugverdiend. Maar er is méér dan dat: ondanks een kleine personeelsbesparing werkt de schoonmaakdienst nu toch efficiënter, met meer inzet en zelfvertrouwen en in een betere verstandhouding met de schooldirecteurs en leerkrachten.

GUNTER DESMET, Algemeen directeur Sint-Katelijne-Waver

Gunter Desmet

“Zijn professionaliteit vormde een absolute meerwaarde voor onze gemeente”

Björn Caljon, senior expert bij MONDEA, was van 2016 tot eind 2017 interimmanager in gemeente Bornem. Een tevreden gemeentesecretaris blikt terug op een fijne samenwerking. “Björn heeft zich in een sneltempo Plan Bornem eigen gemaakt, mee verder verfijnd en de implementatie mogelijk gemaakt.”

Gemeente Bornem werd in 2016 geconfronteerd met het onverwachte vertrek van het diensthoofd HR, op een moment dat de organisatie volop in verandering was. Plan Bornem, de reorganisatie naar aanleiding van de integratie gemeente en OCMW, kwam stillaan op kruissnelheid. Het nieuwe gemeenschappelijke organogram stond op de drempel van de formele goedkeuringsprocedure, waarna de invulling van de diverse functies via interne mobiliteit, bevordering- en aanwervingsprocedures kon beginnen. “We hadden dringend nood aan een ervaren HR-manager om dit implementatieproces mee vorm te geven en de medewerkers van de personeelsdienst de nodige sturing te geven om de uitrol ervan te faciliteren”, zegt Liesje Raemdonck. Raemdonck is secretaris in gemeente Bornem.

Ervaring met interimmanagement
“Op dat moment was het een strategische keuze van het managementteam om op korte termijn externe ondersteuning in te roepen via interimmanagement in plaats van de zoektocht naar een nieuw diensthoofd op te starten, waarmee mogelijk veel kostbare tijd zou verloren gaan. We kwamen bij Björn Caljon van MONDEA terecht. Enerzijds omdat hij onze organisatie kende vanuit een professioneel verleden, anderzijds omwille van zijn ervaring met interimmanagement in andere lokale besturen.”

Flexibiliteit en professionaliteit
De secretaris is erg tevreden over de samenwerking met Björn Caljon. “Björn heeft zich in sneltempo Plan Bornem eigen gemaakt, mee verder verfijnd en de implementatie mogelijk gemaakt. Dat deed hij door zowel het juridische aspect te bewaken als voldoende aandacht te besteden aan elementen als communicatie.

Een jaar lang heeft hij ons HR-team professioneel aangestuurd en ondersteund, waarna onze nieuw diensthoofd de fakkel heeft overgenomen. Omdat we op dat ogenblik opnieuw geconfronteerd werden met een moeilijk in te vullen managementfunctie, clustercoördinator ruimte, hebben we Björn gevraagd om nog eventjes aan boord te blijven en binnen deze technische cluster het roer over te nemen. De flexibiliteit en professionaliteit waarmee Björn onze vraag heeft beantwoord was een absolute meerwaarde voor onze organisatie op een moment dat we toch door woelige wateren zijn gegaan.”

Liesje Raemdonck, gemeentesecretaris Bornem

Liesje Raemdonck

Coaches leggen talenten van Genkse kleuters bloot
“MONDEA kijkt terug én vooruit, met een kritische én motiverende blik”

Talentcoaches MONDEAStad en OCMW Genk bundelen sinds januari 2017 hun krachten voor een uniek maar vooruitstrevend project: Talentcoaches. Voor de ontwikkeling van het project kon het projectteam rekenen op de rijke ervaring van MONDEA. Het project wil extra kansen bieden aan kinderen, in het bijzonder aan de meest kwetsbare. Vrijwilligers zetten er in op talentontwikkeling bij 5-jarigen en hun gezin.

Zoals in veel steden, is ook in Genk kansarmoede en onderwijsachterstand al jaren een gekende problematiek. waardevolle manier om kinderen te helpen opgroeien tot kansrijke volwassenen is vrijetijd. Deelname aan vrijetijd is niet vanzelfsprekend als je opgroeit in een gezin dat arm aan kansen is. Het project Talentcoaches probeert daarop een antwoord te bieden. Een vrijwillige coach gaat samen met een vijfjarige kleuter en zijn gezin op weg. Spelenderwijs ontdekt hij of zij de talenten van het kind en onderzoekt welke drempels het gezin belemmeren om naar een vrijetijdsbesteding te gaan. Als duidelijk is wat de kleuter graag doet én wat tevens haalbaar is voor het gezin, leidt de coach het gezin naar de vrijetijdsbesteding toe.

Nuchtere blik op het project
“Om dit project in goede banen te kunnen leiden, deden we beroep op MONDEA”, zegt Caroline Weekers, coördinator van het project. “MONDEA heeft alles vanaf het prille begin mee begeleid. Joos Gysen van MONDEA werkte een uitgebreid voortraject uit en samen kwamen we tot een knap plan van aanpak. Zijn cross-functional flowchart, dat inzoomt op mogelijkheden en belemmeringen op elk niveau, gebruiken we tot op de dag van vandaag. Het feit dat Joos zowel vanop afstand als ter plaatse de vorderingen zeer nauwgezet opvolgt, is een grote meerwaarde. Hij kijkt terug én vooruit en dat met een kritische én motiverende blik”, aldus de projectcoördinator.

“We raden alle gemeentebesturen die een dergelijk traject willen opstarten, de deskundige begeleiding van MONDEA aan. Joos Gysen van MONDEA was in staat om als externe partij, met een nuchtere en zakelijke blik naar het hele project te kijken. Zijn assistentie heeft ons veel verder geholpen, de bijdrage van MONDEA was dan ook een absolute meerwaarde.”

Eerste prijs
“Het winnen van de ‘Slim in de Stad’-prijs in 2015 was een prachtig startsein om met een toch wel complex gegeven aan de slag te gaan”, vindt Caroline. “De ‘Slim in de Stad’-prijs is een conceptenwedstrijd waarin centrumsteden voor hun stad/stadsregio een duurzame toekomstvisie schetsen. Daar kijken we met de nodige trots op terug.” Dit voorjaar ging het project met de Talentcoaches effectief van start met een testfase. Dertien vrijwillige coaches werden, na een stevige opleiding, gekoppeld aan evenveel gezinnen. “Deze testfase gaf ons de mogelijkheid om tal van leerkansen te grijpen en zo het project te optimaliseren voor de échte start begin volgend jaar. Dan gaan we aan de slag met meer gezinnen en meer coaches. Spannend!”

Caroline Weekers, projectcoördinator Talentcoaches

Caroline Weekers

Een nieuwe HRM-aanpak voor stad Hoogstraten

MONDEA plantte het zaadje, wij moeten het doen groeien tot een mooie boom met stevige wortels.” Joke Verschueren, secretaris van stad Hoogstraten, is optimistisch na een vruchtbare samenwerking met MONDEA. MONDEA begeleidde het stadsbestuur bij de uitbouw van een sterke HRM-poot.

De integratie van stad en OCMW bracht voor het HRM-aspect heel wat uitdagingen met zich mee in stad Hoogstraten. MONDEA werd in 2017 door Hoogstraten gevraagd om een traject te begeleiden rond HRM. De opdracht was om de contouren van een geïntegreerde HRM-dienst op te zetten. Niet alleen de samenstelling van de dienst, maar ook de inhoudelijke prioriteiten voor de komende jaren. “Daarbij was de frisse en kritische blik van Björn en Katrien van MONDEA zeker welkom”, zegt secretaris Joke Verschueren.

HRM consultingParticipatieve aanpak
Verschueren zag in de samenwerking met MONDEA een absolute meerwaarde. “De consultants van MONDEA gingen op een participatieve manier aan de slag en bespraken thema’s als leiderschap, competenties, opleidingen, functioneren en evalueren. In deze oefening werd niet alleen het managementteam of de leidinggevenden betrokken, maar ook een uiteenlopende doorsnede van de organisatie. Door de begeleiding van MONDEA als externe partner werd het gemakkelijker om aspecten van een organisatiecultuur of ingebakken gewoonten zichtbaar te maken en te benoemen”, aldus Verschueren. “Bovendien creëerde de expertise die Björn meebracht ook de nodige objectiviteit en vergelijking met andere lokale besturen.”

Inspirerende aanzet
Deze aanpak plantte een zaadje van een nieuwe HRM-aanpak. “Op basis van het draaiboek dat MONDEA als eindresultaat afleverde, kan de spiksplinternieuwe HRM-dienst aan de slag om het zaadje te doen groeien tot een mooie boom met stevige wortels.”

Joke Verschueren, secretaris stad Hoogstraten

Joke Verschueren